• Regulamin
• Polityka prywatności
• DPA

Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)

Art. 28 RODO · Celestial Agency · wersja v1.2 · obowiązuje od 2026-07-25

• §1 Strony i role
• §2 Charakter i cel
• §3 Rodzaje danych
• §4 Obowiązki Procesora
• §5 SMS po rozmowie
• §6 Podprocesorzy
• §7 Retencja i usuwanie
• §8 Transfer, audyt, czas trwania

§1 Strony i role

1. Klient jest Administratorem danych osób dzwoniących / klientów końcowych przetwarzanych w ramach Asystentki AI Voice.
2. Celestial Agency — [PEŁNA NAZWA INKUBATORA], [ADRES], KRS [KRS], NIP [NIP], REGON [REGON] („Procesor”) — przetwarza te dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, w celu świadczenia Usługi opisanej w Regulaminie.
3. Niniejsze DPA stanowi umowę powierzenia w rozumieniu art. 28 RODO i jest integralną częścią relacji umownej z Klientem.

§2 Charakter i cel przetwarzania

• Odbiór i obsługa połączeń głosowych (w tym nagrania / transkrypcje, gdy włączone).
• Umawianie terminów i przekazywanie leadów według scenariusza Klienta.
• SMS / e-mail po rozmowie (np. link do wizyty lub opinii), jeśli aktywowane — zob. §5.
• Wsparcie techniczne i poprawa jakości w ramach utrzymania Usługi.
• Synchronizacja z narzędziami wskazanymi przez Klienta (kalendarz, CRM), w zakresie niezbędnym do wyniku operacyjnego.

§3 Rodzaje danych i osoby

Typowo: numer telefonu, treść rozmowy / transkrypcja, imię / dane podane przez dzwoniącego, dane wizyty, ewentualnie adres e-mail, metadane połączenia. Kategorie osób: klienci / leady / kontrahenci Klienta. Klient nie powinien celowo przekazywać Procesorowi danych szczególnych kategorii, chyba że uzgodniono to osobno i zapewniono podstawę prawną.

§4 Obowiązki Procesora

• Przetwarzanie wyłącznie zgodnie z umową i poleceniami Klienta (w tym niniejszym DPA).
• Zachowanie poufności przez osoby upoważnione.
• Wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (szyfrowanie w tranzycie, ograniczenie dostępu, logi operacyjne).
• Pomoc Klientowi w realizacji praw osób oraz w zgłoszeniach naruszeń — bez zbędnej zwłoki.
• Brak wykorzystywania treści rozmów do trenowania publicznych modeli AI lub własnych celów marketingowych Procesora.
• Po zakończeniu Usługi: usunięcie lub zwrot danych, o ile prawo nie wymaga dłuższego przechowywania.

§5 SMS po rozmowie (wiadomości follow-up)

1. Na życzenie Klienta Celestial Agency może skonfigurować automatyczne wysyłanie wiadomości SMS do rozmówców po zakończeniu rozmowy z asystentem głosowym.
2. Numer nadawcy SMS może być:
   • numerem / nadawcą Celestial Agency (konfiguracja demonstracyjna / testowa), albo
   • numerem wirtualnym przypisanym do usługi Klienta (konfiguracja produkcyjna — numer z konta Klienta lub numer wirtualny w ramach infrastruktury telefonicznej).
3. SMS wysyłany jest wyłącznie po rozmowie spełniającej kryteria jakościowe (meaningful call) i nie jest wysyłany po rozmowach sklasyfikowanych jako spam, pomyłka lub bardzo krótkie połączenia.
4. Klient jest odpowiedzialny za zapewnienie odpowiedniej podstawy prawnej do wysyłania SMS do swoich rozmówców, w szczególności:
   • połączenia przychodzące (rozmówca sam dzwoni): SMS jako kontynuacja obsługi zainicjowanej przez rozmówcę stanowi co do zasady uzasadniony interes administratora; Klient powinien poinformować rozmówców o tej praktyce (np. poprzez asystentkę w rozmowie),
   • połączenia wychodzące: wymagana jest wyraźna zgoda rozmówcy udzielona w trakcie rozmowy przed wysłaniem SMS.

§6 Podprocesorzy

1. Klient upoważnia Procesora do korzystania z podprocesorów niezbędnych do Usługi. W celu ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa Procesor definiuje podprocesorów według roli funkcjonalnej:
   • dostawcy infrastruktury AI i modelowania językowego (LLM / NLU),
   • dostawcy infrastruktury głosowej i przetwarzania audio (TTS / STT),
   • dostawcy usług chmurowych i bazodanowych,
   • dostawcy systemów automatyzacji i przepływu danych,
   • operatorzy telekomunikacyjni i messagingowi (połączenia, SMS),
   • dostawcy płatności infrastrukturalnych powiązanych z działaniem produktu (gdy dotyczy).
2. Podprocesorzy przetwarzają dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do powierzonych zadań. O istotnych zmianach kategorii podprocesorów Procesor informuje w rozsądnym terminie; Klient może zgłosić sprzeciw z ważnych powodów związanych z ochroną danych.

§7 Retencja i usuwanie

Dane operacyjne Usługi (w tym nagrania / transkrypcje, o ile włączone) są przechowywane przez standardowy okres 30 dni, chyba że Klient ustali indywidualny harmonogram. Po upływie okresu dane są usuwane lub anonimizowane z systemów produkcyjnych, o ile prawo lub uzasadniony interes (np. obrona przed roszczeniami) nie wymagają dłuższego okresu.

§8 Transfer, audyt, czas trwania

1. Jeśli podprocesor przetwarza dane poza EOG, Procesor zapewnia mechanizm zgodny z RODO (np. standardowe klauzule umowne) lub korzysta z podmiotu z adekwatną ochroną.
2. Klient może żądać informacji o środkach bezpieczeństwa. Audyty on-site / zewnętrzne — po uzgodnieniu zakresu, z zachowaniem poufności; na etapie inkubatora preferowane są kwestionariusze i oświadczenia.
3. DPA obowiązuje przez okres świadczenia Usługi i przetwarzania danych na jej potrzeby. Postanowienia o poufności trwają odpowiednio dłużej.
4. Kontakt Procesora: kontakt@celestial-growth.pl, +48 95 780 0300.

Szablon DPA na etapie inkubatora — nie zastępuje indywidualnej umowy prawnej ani porady prawnej. Wersja v1.2 · obowiązuje od 2026-07-25.